Una de las necesidades que hemos visto que va al alza es la necesidad de compartir información en linea entre clientes, proveedores o trabajadores. Concretamente ficheros Word, Excel, PDFs, calendarios, tareas, etc…Sois muchos los que nos lo habéis pedido y siempre hemos respondido y montado lo mismo: Microsoft SharePoint.
Microsoft SharePoint es un entorno de colaboración basado en Web que permite ésta y otras funcionalidades. De fácil aprendizaje y uso por parte de todos los usuarios. Permite otorgar el control sobre las carpetas a los responsables para que se gestionen los permisos, carpetas, documentos, etc…ellos mismos. Dispone de búsqueda por el contenido, flujos de trabajo, versiones o avisos de los documentos, y también quién ha modificado el documento. Todo ello puede convertirse en la base de la gestión documental de la empresa.
Por todo esto, no es descabellado plantearse su despliegue. Ahora bien, el éxito siempre vendrá de la mano de la información que se aloje y del uso que hagan los usuarios. Cómo siempre decimos, no es una aplicación que tenga que mantener el Departamento de TI, sino los propios usuarios que generan y comparten la información quien tienen que hacerse la aplicación suya.
Los requisitos para la implantación son una base de datos Microsoft SQL Server y un servidor Microsoft Windows 2008 R2 o superior con el rol de Internet Information Server, que casi todas las instalaciones ya tienen.
Podemos decir que hay tres posibilidades de despliegue de la solución, adaptadas a todas las necesidades y bolsillos:
– Completamente gratuita. Sí, hay una versión totalmente gratuita que permite cubrir casi todas las necesidades básicas de la plataforma. Es la versión que más estamos implementando y mejores resultados de colaboración da. Completamente gratuita ya que como motor de base de datos se utiliza la versión Express de SQL Server (también gratuita) con sus limitaciones (10 GB de base de datos, memoria, procesador…).
– Semi gratuita. Lo de “semi” no viene dado precisamente a causa del SharePoint, que continúa siendo la versión gratuita, sino por la base de datos. A más volumen de información introducida en el SharePoint, más grandes se hacen las bases de datos y, por lo tanto, 10 GB se hacen cortas enseguida. En estos casos ya se tiene que utilizar la versión de pago de Microsoft SQL Server.
– Pago. Además de la base de datos, las necesidades en el entorno de colaboración y análisis de la información ya son más exigentes. Se puede hablar del desarrollo de aplicaciones verticales específicas a necesidades concretas.
– Alquiler. En este caso no necesitáis disponer de infraestructura en la propia empresa sino que la información se aloja en el portal Microsoft Office 365.
Podéis ver la tabla comparativa de los modelos de alojamiento de la información público y local a:
http://technet.microsoft.com/es-es/library/b95d72bf-206f-4c26-a53d-ba61ff73605c
Para terminar, pensad como compartís actualmente la información (FTPs, correo electrónico?) y, si es la manera más adecuada a vuestras necesidades o se queda corta. Os animo a solicitarnos una demostración de las posibilidades que ofrece SharePoint para que podáis valorarlo vosotros mismos.
jmsolanes@icot.es