Cloud, cloud, cloud, cloud … Ya estoy harto de tanto cloud! Todo el mundo habla de lo mismo y estoy hecho un lío.
Últimamente hablando con muchos de vosotros, todos me comentáis las mismas inquietudes sobre el cloud. Todo el mundo habla del cloud sin concretar o liando más el tema, cuando de lo que se trata es de dar soluciones claras a las necesidades reales de la empresa. ¿Cuántos de vosotros habéis tenido reuniones con diferentes proveedores, habeis ido a conferencias, presentaciones ferias, … y cada vez tenéis menos claro lo que me ofrece el Sr.A o el Sr.B?
- Lo sacan todo de mi casa y lo tendré en el cloud.
- No me tengo que preocupar de nada. Ellos se encargan de todo, pero yo no quiero o no lo puedo tener en el cloud.
- Necesito que mis usuarios puedan acceder a la información des de cualquier sitio y a cualquier hora.
- …
Son muchas las decisiones, muchas las situaciones que se resumen en una palabra: SERVICIO. ¿Qué servicio tengo que ofrecer a mis usuarios? Respondiendo a esta pregunta podemos buscar el que mejor se adapte, que no tiene que ser un producto, sino una solución a unas necesidades concretas.
Hablamos del Cloud público Microsoft Office 365, que no es un producto, sino un conjunto de productos ofrecidos como un servicio para cubrir ciertas necesidades. Pero, ¿qué es el cloud público? ¿Qué es Office 365? Dejemos claro algunos de los conceptos a tener en cuenta con el Cloud y que muchas veces pasamos por alto:
CLOUD PÚBLICO
Por el solo hecho de llamarse nube no se debe pensar que no existe, que es efímero, una “cosa” en el aire, al contrario. Al igual que para guardar los documentos, fotos familiares, … compramos discos duros, dispositivos NAS y/o ordenadores más potentes. El cloud público está formado por servidores y discos duros, que permiten guardar nuestros datos y ofrecen diferentes servicios a todos nosotros.
Estos servidores y discos duros son físicos y existen como tales, se pueden tocar. Eso quiere decir que deben estar en algún lugar físico donde, además de consumir electricidad, necesitan refrigeración, mantenimiento y que también se estropean. Estos lugares se llaman Datacenters o centros de proceso de datos (CPDs). Igual que lo que podemos tener en nuestra empresa, pero mucho más grande. Con fuertes medidas de seguridad física para entrar y donde todo está duplicado o triplicado (alimentación, refrigeración, …). Son verdaderos bunkers, o al menos eso es lo que debéis exigir de un proveedor de nube pública, para estar tranquilos en este aspecto.
Los servidores y discos duros tampoco se quedan cortos en cuanto a medidas de seguridad, todo está duplicado. En el caso que falle o se tenga que parar por mantenimiento, el servicio continúa funcionando en otro servidor y permite acceder a los datos continuamente.
Tampoco se debe pensar que tengamos una máquina para nosotros solitos, sino que las máquinas se comparten con el resto de usuarios, eso sí, sin mezclar pero compartido. No estamos todo el día utilizando el servicio, de esta manera se reparte la carga entre los diferentes servidores. Todo debidamente compartimentado y sin que uno pueda acceder a los datos del otro. De esta forma se puede garantizar una disponibilidad del servicio muy alta, desde cualquier lugar del planeta. ¿Recordáis que os pasa en casa cuando se estropea un disco duro con los datos? ¿O no arranca el ordenador que los guarda? En este caso, cambiando de dispositivo o consiguiendo una nueva conexión a Internet, se sigue teniendo acceso a los datos.
Os dejo el enlace a un video donde enseñan por encima uno de los Datacenters de Microsoft:
Si os apetece, para terminar de matar la curiosidad, podéis dar una vuelta virtual por un Datacenter de Microsoft en esta web interactiva:
https://www.microsoft.com/en-us/server-cloud/ms.datacenter.tour/datacenter/intro.html
¿DONDE ESTÁN MIS DATOS? Y ¿SE ENCUENTRAN SEGUROS EN OFFICE365?
Recordad que al buscar una nube pública tenéis que exigir un nivel de servicio de acuerdo al tipo de servicio que utilizáis, para evitar sorpresas en el último momento. En cuánto al cloud público de Microsoft Office 365, ésta es un conjunto de servicios que se consumen directamente como producto final, listos para utilizar sin más. Pero los servicios no salen de la nada, necesitan una infraestructura que los haga funcionar. Microsoft Office 365, como muchos otros, funciona sobre Microsoft Azure, la infraestructura hyperescalar (que gestiona datos a lo bestia, bestia) de Microsoft.
Microsoft Azure se encuentra distribuido en diferentes Datacenters, como los que habéis visto en los videos, por todo el planeta.
Mapa de ubicación de los Datacenters de Microsoft Azure
Normalmente los datos se almacenan en el Datacenter más cercano al país de origen. En el caso de España, normalmente, los datos de Microsoft Office 365 se ubican en los Datacenters de Irlanda y Amsterdam. Y sí, podéis estar tranquilos. Se cumplen un montón de normativas de seguridad de la información.
¿Y LA “LEY ORGÁNICA DE PROTECIÓN DE DATOS ESPAÑOLA” (LOPD)?
En este caso, la Agencia Española de Protección de Datos confirma las garantías de privacidad de los servicios en la nube de Microsoft, siendo el primer Datacenter público que recibe esta nominación. Podéis consultar la resolución en este enlace.
¡Desengañémonos, otro trabajo tenemos los informáticos que ir mirando documento por documento a ver que dice, sólo nos faltaría esto!
También podéis echar un vistazo, casi de obligada lectura, en la guía de servicios cloud de la Agencia de Protección de Datos.
Por cierto, una de las obligaciones del proveedor es dar la posibilidad al usuario de recuperar todos los datos del cloud público en caso de cancelación del servicio.
¡OYE TÚ!, EN CASA ESTÁ MEJOR.
¿Seguro? ¿Lo habéis pensado bien esto? Yo era el primer reticente a hacer el cambio, y aquí me tenéis. A veces el hecho de tenerlo en casa, a la vista, no necesariamente quiere decir que está más seguro, todo depende de las condiciones en que se encuentre y el dinero que nos gastemos en el material y niveles de protección. Así como el mantenimiento que se le haga.
Imagen visual de que, a veces, en casa no está mejor. Foto de Jon Ross de Flickr.
¡FANTÁSTICO, YA ME PUEDO OLVIDAR DE LAS COPIAS DE SEGURIDAD!
Mal vamos si tenemos esta opinión. Es cierto que los datos del cloud público están protegidos, por muchos sistemas, contra errores físicos, pero no contra mi, y cuando digo “mi” quiere decir cada uno de nosotros. ¿Cuántas veces he modificado un documento, equivocándome y grabando encima del que era bueno? El hecho que tenga los datos en el cloud público no me exime de tener una copia de seguridad de los mismos en otro lugar, ya esté en un disco duro en casa o en otra nube pública.
El cloud público, al igual que el privado, no es inmune a la pérdida de datos o desastres.
Es necesario, de vez en cuando, hacer una copia de seguridad de los datos. ¡Siempre! Recordad la regla de las copias 3-2-1:
- Al menos tres copias de los datos. No sirve en diferentes carpetas en el mismo disco duro, tiene que ser en discos y dispositivos separados.
- En dos formatos diferentes. Tampoco sirve ponerlo todo en discos duros, aunque sean externos, tienen que ser dispositivos diferentes y que, al menos uno, no esté continuamente conectado, como DVD, BlueRay, etc.
- Una de les copias fuera de la ubicación original. En casa de los padres, de un amigo o a otra nube pública.
Espero que con estas aclaraciones se hayan desvanecido las posibles reticencias, que yo mismo tenía, de enviar la información al cloud público, sin saber donde está y qué puede pasar con la información.
Por cierto, utilizo un servicio de pago, sí. Al igual que haría al comprar un disco duro, ordenador nuevo, reservar el hotel, etc… Es mi responsabilidad asegurar donde pongo mis datos más preciados y no dejarlo en manos de cualquiera, que el día menos pensado pasa alguna cosa y me quede con una mano delante y la otra detrás. ¿Recordáis el caso de MegaUpload? Naturalmente no puedo ir o ver la ubicación física donde están mis datos, pero si guiarme por ciertos criterios de calidad y reputación del proveedor. No es cuestión de casarse con el primero que pasa o que “me lo regala”.
HACIENDO LA MIGRACIÓN AL CLOUD PÚBLICO
Eh, no corras tanto. Lo primero a tener claro antes de hacer esta migración, como en cualquier implementación informática, es tener claro los servicios que se ofrecen y se quieren ofrecer. No si vale un todo para todo. Quizás habrá cosas que no se podrán poner en la nube pública, ya sea por la naturaleza en sí de los datos o por limitaciones de la tecnología. A nivel empresarial el éxito está asegurado con las nubes híbridas, las que parte está en nubes públicas y parte en la nube privada (onpremise) en casa.
Y Microsoft Office 365 no es un lugar donde poner los servidores, sino packs de servicios. Ya no tenemos visibilidad del sistema operativo, las bases de datos, los servidores de ficheros, … sino que simplemente se consume el servicio tal cual. ¿Qué quieres correo electrónico? Habilita el buzón de Exchange. ¿Qué quieres mensajería instantánea? Habilita la cuenta de Skype for Business, ¿Qué necesitas espacio empresarial compartido? Tienes SharePoint ¿Qué necesitas un CRM? el Dynamics CRM, …. ¿Qué necesitas licencias de Microsoft Office? aquí las tienes.
Y me paro en este punto. La versión de Microsoft Office de Office 365 no es una versión diferente a la que tiene instalada en vuestros equipos. Es la MISMA! Se instalará en tus equipos como siempre. La diferencia está en que si compras la versión incorporada en el ordenador o la licencia de volumen lo haces para cada dispositivo. Las activas una vez en el ordenador y ya está.
En cambio, la licencia de Microsoft Office de Office 365 la forma de desarrollarla y activarla es diferente. Administradores, estad tranquilos que se puede personalizar y centralizar su distribución y actualizaciones. Básicamente la diferencia está en que cada usuario debe configurar su cuenta de Office 365 Microsoft Office e iniciar sesión desde las aplicaciones al Office 365, de esta forma se valida que el usuario dispone de una licencia válida. Este procedimiento es el mismo ya sea por instalaciones en equipos de sobremesa o portátiles, servidores de escritorios remoto o tabletas. Mientras la suscripción es válida no hay ningún problema, pero si el administrador saca la licencia del usuario o dejas de pagar la suscripción, Office se desactiva.
Parece una tontería, pero los usuarios han comenzado a utilizar el Skype. Ya sea para hablar con los compañeros de trabajo de forma rápida y descentralizada, como con los clientes y proveedores. Podemos decir que es bastante útil y ágil en las comunicaciones empresariales.
De la forma que veo las cosas, la evolución es ofrecer el servicio final, que es lo que importa, tal como lo hace Microsoft Office 365. No debemos tener una única nube pública donde poner todo lo que tenemos en casa allí, tal cual, ¡gran error!. Sino que debemos consumir, responsablemente los diferentes servicios desde las propias nubes públicas del fabricante o proveedor. Hoy en día es una realidad que las nuevas versiones de estos fabricantes de software sean en formato web o de aplicaciones de nueva generación (móvil-tableta), en que se ofrece el servicio directamente desde sus centros de datos, siendo innecesario desplegar infraestructura en casa del cliente (no todos los casos y situaciones son iguales, lo sabemos). Nos guste o no, esta es la evolución y no la podemos parar, al contrario debemos estar preparados para afrontar estos nuevos retos, que no dejan de ser los mismos de toda la vida: ofrecer el servicio más adecuado en cada caso y integrarlo todo para mejorar la eficiencia.
¿VALE LA PENA HACER EL SALTO A MICROSOFT OFFICE 365?
La respuesta es sí, pero sin ser extremistas queriendo pasarlo todo. Como he dicho, antes se tiene que analizar y saber qué se puede pasar y qué no. Escoger con criterio, teniendo las cosas claras y entendiendo las ventajas y riesgos que corremos ayuda mucho a conseguir hacerlo con éxito.
Al principio tenía mis reticencias, y fuertes. No me gustaba lo que oía o veía y más sabiendo lo que puede haber detrás. Pero el mundo avanza y no se puede parar, ha tocado poner las cosas buenas en una parte de la balanza y las malas en la otra. Y ha ganado la parte buena.
Desde ICOT creemos firmemente en Microsoft y consideramos que está haciendo las cosas muy bien en este terreno, por eso hemos apostado y trabajamos de primera mano para que las soluciones implementadas sean un éxito.
Desde el verano es nuestro producto estrella con la migración de los servicios de correo electrónico de casa o Google. Recomendamos empezar por este servicio de poco valor añadido dentro de la empresa y que últimamente es un dolor de cabeza cada vez más molesto: el sistema anti-spam, el Sender ID, el reverso de DNS, los anti-X, … , sobre todo si tienes versiones de Exchange 2003 o 2007.
Muchos de vosotros ya habéis migrado los servicios de correo electrónico y Skype en Office 365, pero ¿y tú? ¿ya lo has hecho? ¿Lo necesitas hacer? ¿Te aportará ventajas a tu negocio? …
Para cualquier duda, estamos a tu disposición.